その他・忘備録

Word for Macで年賀状の宛名印刷を作成する方法

住所録の作成

住所録の打ち込み

まず、Google Spread Sheetなどを利用して以下のように住所録を作成します。

オススメの住所録の作成方法は少々長くなるので末尾で紹介します.

住所録のダウンロード

左上の「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Excel」でエクセル形式の住所録をダウンロードします.

宛名面の作成

用紙の設定

Word for Macを利用して、宛名面を作成します.

  1. 「新規」→「白紙の文書」→「作成」と進む
  2. 左上の「ファイル」→「ページ設定」に進み.用紙サイズを「はがき」に設定
  3. 「レイアウト」→「余白」→「狭い」を選択

差し込み文書を利用した宛名の挿入

差し込み文書の読み込み

次に,宛名を挿入します.
「差し込み文書」→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」と進み,先ほど作成したExcelファイルを選択します.
その際

「Microsoft Word-このファイルは Excel Workbook 文書コンバーターで開く必要がありますが、開かれるファイルが安全でない場合は、セキュリティ上の問題が生じる可能性があります。このファイルが信頼できる作成元からのものであることがわかっている場合にのみ、[はい] をクリックしてファイルを開いてください。」

と,注意が出ますが,自分で作成したExcelファイルなので「はい」を選択してください.

「ブックを選択」とでるので,住所録を打ち込んだシートを選択し,セルの範囲はシート全体なので空白のまま「OK」を選択してください.

これで,住所録の差し込みができるようになりました.

宛名の挿入

  1. 「挿入」→「横書き」→「横書きテキストボックスの描画」を選択
  2. 「差し込み文書」に戻り,「差し込みフィールドの挿入」を選択
  3. 「郵便番号・左」を挿入

同じようにして,「郵便番号・右」を挿入します.

住所欄と名前は
「挿入」→「縦書き」→「縦書きテキストボックスの描画」からを縦書きで挿入してください.

挿入した内容のサイズと位置の調節

諸々の挿入が終われば,次は,サイズと位置の調整です.

著作権の都合上載せることはできませんが,年賀状の宛名面の画像をダウンロードして,貼り付け,その後「図の書式設定」→「文字列の折り返し」→「テキストの背面に移動」とすることで,ある程度位置を参考にすることが可能です.

結果のプレビューで実際に名前や郵便番号を表示させつことも可能です.

最も難しいのが郵便番号です.年賀状が数枚犠牲になることは覚悟してください.

文字サイズは20がおすすめです.
文字同士の感覚を空けるには.その文字を選択した状態で「command + D」か「フォーマット」→「フォント」に進み,「詳細設定」→「間隔:」で「広く」を選択してください.8ptくらいが適切です.

何度か印刷して調整してみてください.

この時点で印刷していても次の「完了と差し込み」をしていない場合は,1枚のみしか印刷されないの安心してください.

個別の調整

郵便番号,住所,名前がきれいに印刷できる位置に配置できたら,「差し込み範囲」のところで自分が印刷する枚数(100人なら,1から100)と入力して「完了と差し込み」→「個々のドキュメントの編集」を選択してください.

枚数を指定しないと,なぜか数千枚ページができるので必ずページ数を指定してください.

ここで,年賀状全体がどのように印刷されるかを確認してください.

  • 名前が3文字の人の名前がきちんと全て表示されているか?
  • 様がきちんと表示されているか?
  • 住所がきちんと全て表示されているか?

など,テキストボックスが小さいと,全て表示されない場合もあるので念入りに確認してください.

印刷

印刷する際は注意が必要です.
「command + p」か左上の「ファイル」→「プリント」と進み,プレビューを見ると間に空白のページが入っています.
(一応,調べてみるとプリンターの用紙サイズとの原因かと思われます.)

このまま印刷すると空白のページを印刷してしまうので,「印刷部数と印刷ページ」→「用紙処理」→「プリントするページ」で「奇数ページのみ」を選択してから印刷してください.

これでうまく印刷できるはずです.

おすすめの住所録の作成方法

ポイントをまとめると以下のようになります.

  1. 見出しはきちんと作成する
  2. 郵便番号は左の部分と右の部分に分ける
  3. 郵便番号から自動で住所を検索する
  4. 住所は数字と「ー」を全角に変換する
  5. FILTER関数を利用して出す人と出さない人を分ける
  6. 連名がある人とない人を分ける
  7. 関数を入力したままだとうまくいかないので値として入力する

Google Spread Sheetを使用することを前提で話を進めています.

見出しはきちんと作成する

見出しがないと「差し込み文書」の挿入の際に選択がわかりにくくなるので作成しましょう.

郵便番号は左の部分と右の部分に分ける

レイアウトの調整のことを考えると必須です.(以下F2は郵便番号が入ったセルとします.)

=LEFT(F2,3)
で左の3つの文字を

=RIGHT(F2,4)
で右の4つの文字を取得可能です.

郵便番号から自動で住所を検索する

郵便番号から住所を引っ張ることが可能です.

=TRANSPOSE(INDEX(SPLIT(QUERY(IMPORTDATA("http://zipcloud.ibsnet.co.jp/api/search?zipcode="&$F2),"WHERE Col1 LIKE 'a%'"),""""),,2))

番地は数字と「ー」を全角に変換する

半角のままだと縦書きの際に横向きになってしまうので全角で入力流必要があるのですが
番地を自分で入力する際に全角で入力するのは割とめんどくさいので「半角→全角」にしたあと,「-」を「ー」に置換します.

Google Spread Sheetで「ツール」→「スクリプトエディタ」と進み,以下のコードを貼り付けます.

function toFullWidth(value) {
  if (!value) return value;
  return String(value).replace(/[!-~]/g, function(all) {
    return String.fromCharCode(all.charCodeAt(0) + 0xFEE0);
  });
}

 

適当な名前をつけて保存して,
=tofullwidth(L2)
と入力すると,数字が半角から全角に変換されます.

その後,
=SUBSTITUTE(M2,"-","ー")
と入力することで,「ー」が変換されます.

FILTER関数を利用して出す人と出さない人を分ける

P列は2020年度の喪中や「年賀状が届いたら出す」などの情報を書き込んだ列とします.

=FILTER('元本'!A1:P138,'元本'!P1:P138<>"喪中",'元本'!O1:O138<>"出さない")
あるいは
=FILTER('元本'!A1:P138,'元本'!P1:P138="")
と入力することで抜き出せます.

連名がある人とない人を分ける

出す人を抜き出した後は,レイアウトの調整のために連名がある人とない人を分けたほうがいいです.
C列は連名の列です.

=FILTER('2020'!A1:N118,'2020'!C1:C118<>"")

関数を入力したままだとうまくいかないので値として入力する

FILTER関数で抜き出した後は,
セル全体を選択し,コピーアンドペースト→右下のボードを選択「値のみ貼り付け」で数式を除いた状態で,保存してください.

参考にしたサイト

  1. https://qiita.com/ssmxgo/items/2bc510c6cec91badd332
  2. https://www.officeisyours.com/entry/2020/09/13/163745